Períodos: Central e Empresa de Entregas

A função de Períodos permite planejar com antecedência as janelas de trabalho dos entregadores. É a base para montar escalas, plantões e modelos operacionais.

Por meio dela é possível também aplicar um pagamento de taxa fixa para o entregador que trabalhar em um determinado turno em seu estabelecimento, assim os entregadores que aceitarem os Períodos de trabalho terão a taxa registrada em seu nome e contabilizadas em seus relatórios, então o estabelecimento pode utilizar esta dinâmica para acompanhar os Períodos trabalhados pelos entregadores e as taxas que eles tem adquirido.

COMO COMEÇAR A UTILIZAR?

Antes de registrar um novo Período, você pode conferir a configuração das taxas por dia e hora e também o registro de datas especiais, para que o sistema tenha todas as informações necessárias para atribuir as taxas corretamente.

Abaixo você enconta um tutorial passo a passo que te ajudará a criar um Período, configura-lo, e revisar as outras funções complementares: Tabela de Períodos e Datas Especiais.

COMO ACESSAR A OPÇÃO DE PERÍODOS NO SISTEMA

Para acessar a função de Períodos, siga pelo Menu da sua conta principal Foody Delivery e clique na opção Períodos.

Será exibida uma tela semelhante a um calendário exibindo no canto esquerdo o botão com o nome “Criar Período” e ao lado um filtro para “Empresas“; logo abaixo o intervalo de dias que a semana atual contém, entre os botões < e >, e os dias da semana com suas datas correspondentes para exibir os Período criados logo abaixo delas.

Na opção da semana é possível avançar e voltar nas semanas pelos botões < e > que acompanham o intervalo da data a ser exibida.

COMO CRIAR UM PERÍODO DE TRABALHO

Siga o passo a passo abaixo para criar um Período de trabalho e conheça os campos a serem preenchidos.

• Acesse pelo Menu a Opção Períodos;
• Clique no botão Criar Período;
• Preencha os campos conforme deseja para o Período*;
• Clique em Salvar.

* CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS

• Data inicial: Define o dia em que o Período irá acontecer – pode selecionar a data no calendário ou preenchendo o campo no formato DD/MM/AAAA;
• Hora inicial: Define a que horas o Período iniciará – pode selecionar a hora ao clicar no campo e escolher uma das opções ou preencha-o seguindo o formato HH:MM;
• Empresa do Período: Nesta opção será possível selecionar a qual empresa-cloudboy o Período será dedicado;
• Duração: Define quanto tempo irá durar aquele Período – Use a ordem semana → Dia → Hora → Minuto para registrar o tempo;
• Quantidade de Vagas: Define quantos entregadores poderão participar deste Período;
• “Intervalo para check-in em minutos”: Indicar ao sistema em que intervalo o entregador poderá registrar o seu check-in, que pode ser usado para pelos estabelecimentos para conferir e perceber em que momento o entregador já estava disponivel para o trabalho, por exemplo. Por padrão, este campo virá com a informação 15 (minutos) já preenchida, mas pode ser alterado durante a criação do Período;
• Taxa de Serviço: Neste campo você poderá selecionar a forma como a taxa será atribuida ao cloudboy (cliente da empresa de entregas), preenchendo o valor na opção manual ou deixando o sistema registrar por meio da tabela, de forma automática;
• Taxa do Entregador – Auto/Manual: Neste campo você poderá selecionar a forma como a taxa será atribuida ao entregador, preenchendo o valor na opção manual ou deixando o sistema registrar por meio da tabela, de forma automática;
• Recorrente Semanalmente: Marcar esta opção determina que o sistema irá gerar um novo Período com as mesmas caracteristicas para o proximo dia correspondente da semana seguinte, ou seja, criando um Período na terça-feira e marcando esta opção, o sistema irá registrar um Período identifico para a terça-feira da semana seguinte e assim por diante.

Depois de registrar o Período , será exibido um pop-up indicando qual o próximo passo você poderá realziar para o Período :

• Enviar para entregadores: clicando nesta opção, poderá enviar o novo Período criado para um ou mais entregador(es);
• Agendar envio: nesta opção é possível configurar quanto tempo antes [do Período começar] o sistema poderá enviar o Período para os entregadores que forem selecionados, de forma automática;
• Deixar para depois: opção para pular estas configurações e retornar a página de Período.

Voltando a página de Períodos, o novo Períodos exibido na tela com as informações correspondentes, como observado no exemplo da imagem abaixo:

COMO EDITAR UM PERÍODO

No Período haverá um botão para Ações [ ⁝ ] que você poderá aplicar algumas configurações e ações a mais para ele. São elas:

• Enviar para entregadores: Opção para encaminhar o Período de forma “manual” para um entregador, selecionando o(s) entregador(es) que devem receber o Período e clicando na opção “Enviar”;
• Agendar Envio: Nesta opção você poderá indicar ao sistema com quanto tempo de antecedência o despacho do Período poderá ocorrer, além de indicar para quais entregadores poderá ser despachado – Após configurar, marque a opção para ligar o despacho e salve no final da página;
• Duplicar: Opção para você duplicar o Período com as mesmas configurações do período original, ou incluindo novas opções; após conferir as configurações do Período , clica-se em “Duplicar” no final da página;
• Editar: Permite que você altere as configurações do Período correspondente;
• Editar entregadores atribuidos: Permite alterar os entregadores atrelados ao Período , podendo despachar para eles ou cancelar o vinculo de um deles com o Período;
• Cancelar: Opção para cancelar (excluir) o Período ; antes da exclusão é aberto um pop-up perguntando sobre a certeza da ação, para que então se confirme o cancelamento;
• Ver Histórico: Opção para consultar todas as mudanças e movimentações que o Período teve desde a sua criação.

SOBRE PERÍODOS DESPACHADOS

O entregador deverá aceitar o período como ele aceita um pedido, e quando estiver pronto para seguir com o turno de trabalho, efetuará o check-in dentro do intervalo determinado no período quando esta opção for inclusa no período, para que a loja saiba que ele chegou e poderá seguir com o seu trabalho.

• Para aceitar: o entregador seguirá pelo Menu >> Períodos >> Ações [ ⁝ ] >> Aceitar.
• Para fazer Chek-in: o entregador seguirá pelo Menu >> Períodos >> Ações [ ⁝ ] >> Fazer Check-in.

Outro ponto importante sobre o despacho é que agora os entregadores que estiverem em um período em andamento poderão aparecer na lista de despacho e no mapa de acompanhamento em tempo real das empresas-cloudboys, de Empresa de entregas e central.

Para que um entregador esteja visivel para uma empresa-cloudboy, é necessário que os entregadores façam o aceite do Período (e o check-in quando requisitado) e que na conta da Central/Empresa de entregas, a opção “Permitir estabelecimentos visualizarem a localização dos entregadores” esteja marcada (Para ativa-la acesse Menu >> Minha Conta >> Configurações Avançadas).

Para conferir mais sobre a visão do entregador para Períodos, clique aqui.

SOBRE PERÍODOS ENCERRADOS

Os períodos que atingirem o horário de término previsto receberão um novo status: “Encerrado” antes de serem finalizados; assim será possível diferenciar os períodos que o horário já terminou dos que foram efetivamente concluídos.
A finalização poderá ser feita manualmente pelo painel web ou, opcionalmente, de forma automática, ativando essa opção nas Configurações Avançadas:

• Para ativa-la siga em Menu >> Minha Conta;
• Nas opções da lateral esquerda escolha Configurações Avançadas;
• Marque a opção “Finalizar períodos automaticamente quando encerrados“;
• Salve no final da página.

Observação: Os períodos encerrados que não forem finalizados por ninguém serão finalizados automaticamente após 7 dias, evitando que permaneçam pendentes indefinidamente.

COMO CONFIGURAR TABELA DE TAXAS PARA PERÍODOS

EXPLICAÇÃO SOBRE O FUNCIONAMENTO DA TABELA E CALCULO

As taxas de Período podem ser atribuidas para o entregador seguindo uma tabela de preços por hora, que varia por dia da semana e faixa de horário. Então, como na configuração de um Período existe a opção Auto para a parte de taxas, o sistema irá calcular o valor do Período automaticamente com base na tabela que estiver configurada e ativa, e conforme a duração configurada para o Período.

*ATENÇÃO: Feriados podem ter um valor próprio e sobrepõem o dia da semana, por isso existe a opção de configurar feriados e datas especiais no sistema.

O cálculo ocorre na criação, na edição e na aprovação do Período, porém, quando um Período for configurado com a opção “recorrência semanal” ativada, os Período futuros manterão os valores do período original sem recalcular.

COMO CRIAR A TABELA DE TAXAS PARA PERÍODOS

Siga o passo a passo abaixo para configurar a tabela:

• Siga pelo Menu e escolha a opção Minha Conta;
• Na lista de opções na lateral esquerda, clique em Taxas de Períodos;
• Clique no botão “Criar tabela“.

Nesta opção, na lateral direita irá habilitar a opção para incluir o nome e uma descrição para a Tabela.

ATENÇÃO: Aqui também se aplica as regras para nomear as tabelas (como a tabela de taxas de entregadores) – para o nome é permitido de 6 a 30 caracteres e que contenham apenas letras minúsculas, números ou pontos.

• Após criar a tabela, na opção de Ações [ ⁝ ] >> Configurar, para registrar os valores na nova tabela: Será exibida uma série de campos como uma tabela, acompanhados pela descrição das datas e horarios – as linhas serão correspondentes aos dias da semana e as colunas correspondem aos turnos de trabalho – madrugada, dia e noite.

• Para indicar a taxa correspondente ao entregador e a taxa correspondente a conta-cloudboy preencha cada coluna com o valor por hora, para que possa ocorrer a cobrança por hora para ambos;
• Após o preenchimento, clique em Salvar, no final da página.

Observação: É possível visualizar o horario correspondente a cada turno clicando na letra i dentro do circulo (ao lado do nome de cada turno):

• Madrugada: das 00:00h as 08:00h
• Dia: das 08:00h as 16:00h
• Noite: 16:00 as 00:00

Após criar a tabela de taxa para Períodos, assim como a tabela de taxas comum, é necessário vincula-la ao seu cliente e/ou ativa-la para seu uso, pela conta principal (Central e/ou Empresa de Entregas).

Para a conta principal, retorne na página de Taxas de Período e na seção “Controle de taxas de período” selecione a tabela e clique em Salvar;

Para vincula-la as contas-cloudboys, siga em Menu >> Empresas >> Ações >> “Selecionar tabela de taxas de períodos” >> Salvar.

COMO EDITAR OU EXCLUIR UMA TABELA DE TAXAS

Após criar de uma tabela, na opção de Ações [ ⁝ ] também há as opções Editar e Excluir como as tabelas de taxas tradicional para pedidos – a opção editar para mudar nome e descrição da tabela, por exemplo, e excluir para remover a tabela, desde que esta tabela não esteja em uso.
Se estiver em uso, não será possível excluir até remove-la do uso no sitema.

COMO CONFIGURAR FERIADOS E DATAS ESPECIAIS

Para configurar as datas que o sistema deverá considerar como feriado ou datas especiais, siga o passo a passo abaixo:

• Siga pelo Menu na opção Minha Conta;
• No menu lateral, escolha a opção “Configuração de Feriados e datas especiais“;
• Lá você terá dois botões: “Sincronizar feriados nacionais” e “Criar data“.

SINCRONIZANDO FERIADOS NACIONAIS (BRASIL)

O sistema trará os feriados nacionais (Brasil) estabelecidos para o calendário atual (ano vigente); para registra-las clique no botão “Sincronizar feriados nacionais” e o sistema irá listar todas as datas em ordem.

CRIANDO UMA DATA ESPECIAL

Nesta opção, é possível escolher qual data será dada como uma opção de feriado ou data especial.
Para configurar clique na opção “Criar data” e preencha os campos Data, Nome e Tipo; em seguida clique em Criar para registrar a data.

* Observação: Tanto nos feriados nacionais quanto nas datas criadas existirá o botão Ação [ ⁝ ] que permite ao cliente Editar ou Excluir a data.
Ao clicar em Editar, aparecerão os campos Data, Nome e Tipo, assim após os devidos ajustes, basta clicar em Salvar.

DICAS E OBSERVAÇÕES PARA O USO DE PERÍODOS

Abaixo é listados alguns pontos importantes a serem observados para o uso de Períodos

Check-in

• O check-in pode ser realizado pelo entregador no aplicativo, ou a loja pode efetuar o check-in pelo sistema web desde que o entregador tenha aceitado o período antes: esta opção está disponível no menu do período >> entregadores atribuidos >> botão de ação do entregador;
• Quando o Check-in é realizado, será possível observar um icone verde ao lado do nome do entregador ao consultar entregadores atribuidos no Período, para facilitar a verificação da ação de check-in.
• Uma vez que o check-in seja configurado no período, ele se torna obrigatório para o período em questão.
• É possível definir a distância máxima permitida para o entregador realizar o check-in em Menu >> Minha Conta >> Configurações Avançadas.

Periodo “Expirado”

• Se um entregador não aceitar o período antes do seu inicio, então o período será dado como Expirado;

• Se um entregador não efetuar o check-in dentro do intervalo esperado (ou não ser feito até o encerramento do período) então também será dado como expirado;

Cancelamento

• Ao cancelar o período de um entregador (individual) é necessário selecionar um motivo e pode adicionar uma observação livre opcional;
• Quando um período inteiro é cancelado, todos os vínculos de entregadores recebem automaticamente o motivo “Cancelado pelo operador”;
• É possível cancelar dois ou mais Período ao mesmo tempo: selecione-os na caixa de seleção ao lado esquerdo de cada um e no menu inferior ao lado direito [ ⁝ ] clique em Cancelar.

Contas Pré-pagas – Empresa de Entregas

• Ao aprovar ou criar um período, o valor correspondente passa a ser debitado automaticamente do saldo pré-pago caso a Empresa de Entregas tenha a funcionalidade pré-paga ativada.
• Se não houver saldo suficiente, o período será automaticamente rejeitado e um aviso claro será exibido. Após a reposição do saldo, é possível reprocessar, de uma só vez, todos os períodos da semana rejeitados por falta de saldo, sem precisar recriá-los manualmente.

Dados do Período

• Ao clicar na informação de data, no período, será aberto um pop-up no canto direito com todas as informações daquele Período, inclusive com os entregadores atribuidos e status deles dentro do período.